DIE PASSENDE DIGITALSTRATEGIE

Menschen, Daten, Prozesse und Dokumente clever vernetzt

Wer die Digitalisierung als Selbstzweck versteht, hat sie nicht begriffen. Ein hartes Urteil, das besonders den Druck auf kleinere und mittlere Unternehmen erhöht und zu Tatendrang zwingt. Aus Angst, die digitalen Vorteile zu verpassen oder im Wettbewerb zurückzufallen, werden einzelne Tools oder Cloud-Angebote implementiert, die bestimmte Unternehmensszenarien digitalisieren.

Daraus entwickelt sich im besten Fall eine positive Grundhaltung gegenüber digitalen Tools, im schlimmsten Fall kann eine zerklüftete IT-Landschaft entstehen und einen erheblichen administrativen Aufwand nach sich ziehen. Stellen sich dann die gewünschten Geschäftserfolge nicht ein, ist die Motivation dahin – der Digitalisierungsgrund aber lange nicht erfüllt.

Die Konsequenz: Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen verweigern deshalb eine schnelle Digitalisierung, warten lieber ab und lassen Chancen verstreichen. Doch zahlreiche Studien belegen: Bereits der erste Schritt kann sich auszahlen. Ausschlaggebend ist allein die passende Digitalstrategie, die die Anforderungen des Unternehmens im Blick hat.

Mussten früher einzelne Lösungen für einen Fachbereich installiert werden – Stichwort DMS – so ist die Technik heute viel weiter. Skalierbare Digitalisierungsplattformen verbinden die Funktionalität von Dokument- Management-Systemen, Workflow- und Daten- Management, setzen sich als Schnittstelle zwischen bereits getätigte Investitionen wie Enterprise-Resource-Planning (ERP) – und Customer-Relationship-Management (CRM) und reduzieren so die Komplexität der „Silolandschaft“. Denn erst diese Kommunikation zwischen einzelnen Anwendungen und Systemen ermöglicht die umfassende digitale
Transformation, in der „medienbruchfreie“ digitale Prozesse und Workflows möglich werden. So kompliziert das klingen mag, so simpel können die ersten digitalen Prozesse sein.

Bereits relativ überschaubare Projekte wie die digitale Rechnungseingangsprüfung zeigen die Vorteile eines integrativen Ansatzes: Der Abgleich mit Bestelldaten erfolgt entweder automatisch oder wird durch leistungsstarke Dialoge unterstützt. Sofern alle Aufgaben, involvierte Personen und Berechtigungen vom System nicht nur berücksichtigt, sondern auch dokumentiert werden, stellen sogar fordernde Datenschutzrichtlinien wie die EU-DSGVO keine Hürde mehr dar: Prozessabläufe können automatisiert und jederzeit abgerufen werden, in Bezug auf Audits reduziert sich die investierte Zeit für die Aufbereitung auf ein Minimum, vollständige Reports sind lediglich wenige Klicks entfernt.

Bei ersten digitalen Aktivitäten wird der Mehrwert sichtbar. Werden Daten und Dokumente automatisch geprüft, konvertiert, bestimmten Nutzern zugewiesen und verarbeitet, sinkt der manuelle Mehraufwand und Verantwortliche müssen nicht zwischen losen System „hin und her springen“. Die Folge sind echte digitale und automatisierte Prozesse mit einer Kontrollinstanz, die Nachverfolgbarkeit schafft. Dabei helfen Schnittstellen, die z. B. Daten synchronisieren, sowie eigene, erweiterbare Funktionen.

Um auch morgen noch effizient arbeiten zu können, sollte sich die Integration einer Lösung für die übergreifende Geschäftsdigitalisierung stets an den aktuellen Anforderungen des Unternehmens und den bestehenden Arbeitsabläufen orientieren, während sie Raum für Entwicklung lässt und diese unterstützt. Damit wird es möglich, in kleinen Etappen zu beginnen, beispielsweise einzelne Prozesse digital abzubilden und trotzdem kosten- effizient vorzugehen. Mit diesem Konzept sind auch kleinere und mittlere Unternehmen für die digitale Transformation bestens aufgestellt.

ANDREAS LINK ist Experte für Prozessautomatisierung und betreut Unternehmen bei allen Projekten rund um das Thema Digital Office. Er empfiehlt einen integrativen skalierbaren Digitalisierungsansatz wie ihn beispielsweise
die JOBROUTER®-PLATTFORM realisiert.

Weitere Informationen: ANDREAS LINK, Business Consultant ECM NOTHNAGEL GmbH & Co. Kommunikationssysteme KG E-MAIL: alink@nothnagel-gruppe.de TELEFON: 06151 3304 – 262